Weg met het format!

In elke teksttraining kom ik ze tegen. Beleidsmedewerkers die worstelen met het format voor een nota, voortgangsverslag, memo of projectvoorstel. Want waar zet je wat? En hoe voorkom je dat je dezelfde alinea’s knipt en plakt?

 
Het eerste probleem zit volgens mij in de tussenkopjes. Inleiding. Achtergrond. Aanleiding. Beschrijving. Samenvatting. Daar gaat mijn hart niet sneller van kloppen. En inderdaad, is er wel verschil tussen inleiding en aanleiding? Dit is overigens simpel op te lossen. Verander de tussenkopjes in concrete vragen die de beleidsmedewerker dwingen om concreet te worden. Een kopje als ‘aanleiding’ kun je veranderen in ‘Waarom moet deze nota nu worden geaccordeerd?’
 
Een format met heldere kopjes staat in een training vaak binnen een kwartier in de grondverf. Voor wie is deze nota? Wat zijn de vijf belangrijkste conclusies voor de gemeenteraad? Wat is de succesformule van dit project? En zo verder.
 
Er is nog een probleem: de opbouw van het format. Die gaat steevast uit van het oude principe: achtergrond, beschrijving, conclusies. Waarom niet beginnen met de kernboodschap en eindigen met de achtergrond? Ook dit is snel op te lossen door de onderdelen van het format om te draaien.
 
Pas het format aan, is mijn advies in de training. En dan stuit ik op het grootste probleem. Formats liggen in beton gegoten. Ook al zijn ze onduidelijk, ook al roepen ze irritaties op, ook al kosten ze medewerkers veel tijd om in te vullen: nee, een format veranderen, dat kan gewoon niet.
 
Daarom een oproep: welke organisatie durft het aan om de formats aan te passen aan het nieuwe schrijven?

 

 

 

Reageer | Reacties (2)
 
Reacties
 
Rietje Oomen schreef:
Wij hebben mensen met een verstandelijke beperking die bij ons werken en moeilijke taal makkelijk maakt. Kunnen wij een keer afspreken
 
Els Veenis schreef:
Vanaf het begin van mijn ambtenaarschap heb ik formats altijd opgevat als hulpmiddell en heb ik kopjes en volgorde veranderd als ik dat nodig vond. Ben daar zelden op teruggefloten. We beginnen trouwens tegenwoordig vaak met de kernboodschap. Soms weet je die trouwens pas als je eerst de rest schrijft. Zo werkt dat bij mij tenminste.
 
Reageer
 
Reactie:
Naam:
E-mail:
 
Zoeken
 
 
Volg mij
 
 
Andere artikelen
Een modern jaarverslag
Schrap de samenvatting uit je nota!
 
Copyright © 2018 Tekstburo Gort Website: Made by Johan